Polityka prywatności

Dzień dobry!

Jeżeli tutaj trafiłeś, to niezawodny znak, że cenisz swoją prywatność. Doskonale to rozumiemy, dlatego oddajemy w Twoje ręce dokument, w którym w jednym miejscu znajdziesz zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i innych podobnych technologii w związku z funkcjonowaniem strony internetowej polsoft.pl oraz profili w mediach społecznościowych z nią związanych.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe przede wszystkim w celach związanych z korzystaniem przez Ciebie z naszej strony internetowej, takich jak obsługa zamówień, rozpatrywanie reklamacji i odstąpień, wypełnianie obowiązków prawnych i podatkowych, wysyłka newslettera, sprawy dotyczące roszczeń, analiza, statystyka itp.

Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okres niezbędny dla realizacji poszczególnego celu.

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Ponadto możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz w dalszej części Polityki prywatności.

W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z Polityką prywatności, w każdej chwili możesz skontaktować się z nami, wysyłając wiadomość na adres odo@polsoft.pl.

# 1: Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Polsoft Engineering Sp. z o.o., ul. 73 Pułku Piechoty 1, 40-467 Katowice, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000125330, NIP: 954-22-46-570, REGON: 270526833, kapitał zakładowy: 255 000,00 zł. Tam, gdzie w Polityce prywatności posługujemy się sformułowaniami typu „my”, „nasze” itp., mamy na myśli wskazany podmiot.

W zakresie profili w mediach społecznościowych związanych z naszą stroną internetową, zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, jesteśmy współadministratorem danych osobowych razem z dostawcą serwisu społecznościowego, w którym funkcjonuje dany profil.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych przez poszczególnych dostawców serwisów społecznościowych, z których korzystamy, znajdziesz tutaj:

Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy
LinkedIn: https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy
YouTube (Google): https://policies.google.com/privacy?hl=pl

# 2: Z kim możesz kontaktować się w sprawie przetwarzania danych osobowych?

W ramach wdrożenia systemu ochrony danych osobowych w naszej organizacji podjęliśmy decyzję o niewyznaczaniu inspektora ochrony danych osobowych z uwagi na fakt, że w naszej sytuacji nie jest to obowiązkowe.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz szeroko pojętą prywatnością możesz kontaktować się z nami pod adresem e-mail: odo@polsoft.pl.

W zakresie mediów społecznościowych możesz dodatkowo kontaktować się bezpośrednio z administratorami serwisów społecznościowych, w których prowadzimy swoje profile.

# 3: W jakich celach przetwarzamy dane osobowe?

Tych celów jest więcej niż jeden. Poniżej znajduje się ich lista, wraz z bardziej szczegółowym omówieniem. Poszczególnym celom przyporządkowane zostały również odpowiednie podstawy prawne przetwarzania:

Cel przetwarzania	Omówienie	Podstawa prawna
Obsługa zamówień	Złożenie zamówienia na Produkty (Sprzęt IT, Licencje) wymaga podania danych niezbędnych do realizacji zamówienia. Dane przetwarzane są w celu realizacji Umowy, w tym wystawienia faktury, dostarczenia Produktu oraz obsługi płatności.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
Obsługa reklamacji i odstąpień	Składanie reklamacji lub odstępowanie od umowy wymaga podania danych umożliwiających realizację tych procesów.	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO
Newsletter	Zapis do newslettera wymaga podania adresu e-mail. Dane przetwarzane są w celu wysyłki informacji handlowych i marketingowych.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Zapytania ofertowe i kontakt	Dane podane w formularzach kontaktowych lub w korespondencji e-mail/telefonicznej przetwarzane są w celu obsługi zapytania.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obsługa zapytań)
Obowiązki prawne i podatkowe	Dane przetwarzane są w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z zawartą Umową lub świadczonymi usługami.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
Analityka i statystyka	Dane przetwarzane są w celach analitycznych i statystycznych w celu poprawy funkcjonowania Serwisu. Korzystamy z Google Analytics.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) / art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies)
Media społecznościowe	Prowadzimy profile w serwisach Facebook, LinkedIn i YouTube. Dane osób odwiedzających te profile przetwarzane są w celach informacyjnych, promocyjnych i komunikacyjnych.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)

# 4: Jakie informacje na Twój temat posiadamy?

W zależności od celu przetwarzania, możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, firma, NIP;
dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
dane związane z zamówieniem: przedmiot zamówienia, numer zamówienia, historia zamówień;
dane płatnicze: numer rachunku bankowego (w przypadku zwrotów);
dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, dane z plików cookies.

# 5: Czym są „Informacje Anonimowe”?

Oprócz danych osobowych możemy również przetwarzać informacje anonimowe, tj. takie, które nie pozwalają na Twoją identyfikację. Informacje anonimowe mogą powstawać w wyniku anonimizacji lub pseudonimizacji danych, a także mogą być generowane automatycznie przez narzędzia analityczne (np. zagregowane statystyki odwiedzin Serwisu). Informacje anonimowe nie stanowią danych osobowych i nie podlegają RODO.

# 6: Skąd mamy informacje na Twój temat?

Dane osobowe pozyskujemy:

bezpośrednio od Ciebie – w związku ze złożeniem zamówienia, wysłaniem zapytania ofertowego, zapisaniem się do newslettera, kontaktem e-mail lub telefonicznym;
automatycznie – w związku z korzystaniem przez Ciebie z Serwisu (dane techniczne, pliki cookies);
od podmiotów trzecich – w szczególności od dostawców serwisów społecznościowych (Facebook, LinkedIn, YouTube), w zakresie danych dotyczących interakcji z naszymi profilami.

# 7: Czy dane są bezpieczne?

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczamy dane przed ich nieuprawnionym udostępnieniem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją.

Serwis korzysta z certyfikatu SSL, który szyfruje komunikację pomiędzy Twoim urządzeniem a naszym serwerem.

# 8: Jak długo będziemy przechowywać dane osobowe?

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu przetwarzania:

dane związane z realizacją Umowy – przez okres trwania Umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z Umowy (co do zasady 6 lat);
dane związane z obowiązkami podatkowymi i rachunkowymi – przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego);
dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) – do czasu cofnięcia zgody;
dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

# 9: Kim są odbiorcy danych osobowych?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

dostawcy usług IT: hostingodawca, dostawca systemu CRM, dostawca poczty e-mail;
dostawca systemu płatności: ING Bank Śląski S.A. (system imoje);
firmy kurierskie i operatorzy pocztowi;
biuro rachunkowe;
dostawcy narzędzi analitycznych: Google LLC (Google Analytics);
dostawcy serwisów społecznościowych: Meta Platforms Ireland Ltd (Facebook), LinkedIn Ireland Unlimited Company, Google LLC (YouTube);
organy państwowe – w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

# 10: Czy przekazujemy dane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?

W związku z korzystaniem z usług Google LLC (Google Analytics, YouTube) oraz Meta Platforms, Inc. (Facebook), Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

Przekazywanie danych do państw trzecich odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

# 11: Czy korzystamy z profilowania?

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

W szczególności nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w celu ustalania cen Produktów.

Narzędzia analityczne (Google Analytics) mogą tworzyć profile użytkowników w celach statystycznych, jednak nie podejmujemy na ich podstawie żadnych zautomatyzowanych decyzji.

# 12: Jakie masz prawa?

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych – możesz zażądać informacji o tym, czy i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe, a także uzyskać kopię danych.
Prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia danych – możesz zażądać usunięcia danych, jeżeli zachodzą okoliczności przewidziane w art. 17 RODO.
Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO.
Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora.
Prawo do sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora.
Prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Prawo do złożenia skargi – możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: odo@polsoft.pl.

# 13: Czy korzystamy z cookies lub innych podobnych technologii i na czym to polega?

Tak, nasz Serwis korzysta z plików cookies (tzw. ciasteczek) oraz innych podobnych technologii.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, smartfonie) podczas korzystania z Serwisu. Cookies pozwalają m.in. na prawidłowe działanie Serwisu, zapamiętanie Twoich preferencji oraz zbieranie informacji statystycznych.

# 14: Na jakiej podstawie korzystamy z cookies lub innych podobnych technologii?

Cookies niezbędne do prawidłowego działania Serwisu instalowane są automatycznie. Wykorzystanie pozostałych cookies (analitycznych, marketingowych) wymaga Twojej zgody, którą możesz wyrazić za pośrednictwem mechanizmu zarządzania prywatnością (cookie banner) wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Serwisie.

# 15: Czy możesz wyłączyć pliki cookies lub inne podobne technologie?

Tak. Możesz zarządzać plikami cookies za pomocą:

mechanizmu zarządzania prywatnością (cookie banner) dostępnego w Serwisie;
ustawień swojej przeglądarki internetowej – większość przeglądarek umożliwia blokowanie lub usuwanie plików cookies.

Wyłączenie plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu.

# 16: W jakich celach korzystamy z plików cookies lub innych podobnych technologii?

Pliki cookies wykorzystywane w naszym Serwisie dzielą się na:

Cookies niezbędne – zapewniają prawidłowe działanie Serwisu (np. obsługa sesji, zapamiętanie ustawień prywatności). Instalowane automatycznie, nie wymagają zgody.
Cookies analityczne – pozwalają nam zbierać informacje o sposobie korzystania z Serwisu (np. liczba odwiedzin, popularne podstrony). Korzystamy z Google Analytics. Wymagają Twojej zgody.

# 17: Jakie narzędzia zewnętrzne są przez nas wykorzystywane?

W naszym Serwisie korzystamy z następujących narzędzi zewnętrznych:

Narzędzie	Dostawca	Cel	Rodzaj cookies
Google Analytics	Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA	Analityka i statystyka – zbieranie informacji o sposobie korzystania z Serwisu	Analityczne (wymagają zgody)
imoje	ING Bank Śląski S.A., ul. Sokolska 34, 40-086 Katowice	Obsługa płatności online	Niezbędne (nie wymagają zgody)

Szczegółowe informacje na temat Google Analytics, w tym sposób działania i możliwość rezygnacji: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

# 18: Czy śledzimy Twoje zachowania podejmowane w ramach strony?

W ramach Serwisu korzystamy z narzędzi analitycznych Google Analytics, które zbierają anonimowe informacje o sposobie korzystania z Serwisu (np. czas spędzony na stronie, odwiedzane podstrony, źródło wejścia). Informacje te są wykorzystywane wyłącznie do celów statystycznych i poprawy funkcjonowania Serwisu.

Korzystanie z Google Analytics wymaga Twojej zgody, którą możesz wyrazić lub odmówić za pośrednictwem mechanizmu zarządzania prywatnością.

# 19: Czy kierujemy do Ciebie targetowane reklamy?

Nie korzystamy z narzędzi reklamowych, które kierowałyby do Ciebie targetowane (spersonalizowane) reklamy na podstawie Twojej aktywności w Serwisie.

# 20: W jaki sposób możesz zarządzać swoją prywatnością?

Masz następujące możliwości zarządzania swoją prywatnością w związku z korzystaniem z naszego Serwisu:

mechanizm zarządzania prywatnością (cookie banner) – pozwala na wyrażenie lub cofnięcie zgody na poszczególne kategorie cookies;
ustawienia przeglądarki – pozwalają na blokowanie lub usuwanie plików cookies;
link rezygnacji – w każdej wiadomości newsletterowej znajdziesz link umożliwiający rezygnację z subskrypcji;
kontakt z nami – w każdej chwili możesz skontaktować się z nami pod adresem odo@polsoft.pl w celu realizacji swoich praw.

# 21: Czy jest jeszcze coś, o czym powinieneś wiedzieć?

Korzystanie z Serwisu jest dobrowolne. Podobnie dobrowolne jest podanie danych osobowych w związku ze składaniem zamówień czy zapisem do newslettera, z zastrzeżeniem, że niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia uniemożliwi jego realizację.

Serwis może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności tych stron, ponieważ nie ponosimy odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności tam stosowane.

# 22: Czy ta Polityka prywatności może podlegać zmianom?

Polityka prywatności może być na bieżąco aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych lub zmian w przepisach prawa. Każda zmiana Polityki prywatności zostanie opublikowana w Serwisie.

Data ostatniej aktualizacji: 04.03.2026